Secretaris Instituutsbestuur Privaatrecht (0,5 - 0,8 fte)

Dit is jouw kans om invulling te geven aan een uitdagende en nieuwe functie! Leg jij van nature lijntjes tussen partijen met als doel het geheel naar een hoger plan te trekken? Dan spreken wij jou graag.

Dit ga je doen

Je bent de spil in de dagelijkse bedrijfsvoering van het Instituut Privaatrecht van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid. Als secretaris van het Instituutsbestuur ondersteun je zowel de Wetenschappelijk Directeur (WD) als de vier Afdelingsvoorzitters en zorg je voor samenhang en voortgang binnen het instituut als geheel. Samen met de Management-Office Assistenten van de secretariaten organiseer en coördineer je de ondersteuning van het instituut. Je signaleert verbeterpunten, ontzorgt en organiseert oplossingen. Als verantwoordelijke voor de dagelijkse bedrijfsvoering, pas je niet op de tent, maar geef je samen met de secretariaten een nieuwe vorm aan de instituutsondersteuning. Je zet stippen op de horizon, en jij weet wat ervoor nodig is om daar te komen.

Daarnaast

• De ondersteuning van de WD en Afdelingsvoorzitters;
• Geef je leiding aan de secretariaten van de vier afdelingen binnen het Instituut;
• Houd je korte lijntjes met

• afdelingen als HR, Financiën, Marketing&Communicatie, OIC en PSSC. Zij zijn je partners in het behalen van het gemeenschappelijke doel en
• met de Instituutssecretarissen van de vier andere instituten binnen de faculteit. Samen werken jullie aan een gezamenlijke opdracht ter bevordering van stroomlijnen van processen, samenwerking en professionalisering van de ondersteuning van de faculteit. Jullie werken samen en kunnen elkaar vervangen waar nodig;

• Verbind, ontzorg, organiseer en lost je op. En als het niet bij jou hoort, breng je het verder naar waar het wél hoort;
• Zorg je voor soepele werkprocessen en een sluitende administratie.

Je plant instituutsoverleggen, -uitjes, -borrels, oraties, afscheidscolleges, en alles wat daarbij hoort;

Hier ga je werken

De Faculteit der Rechtsgeleerdheid is gevestigd in Leiden en Den Haag en is met ruim 7000 studenten en ongeveer 600 medewerkers een van de grootste faculteiten van Nederland. De faculteit richt zich op innovatief multidisciplinair onderzoek en een steeds vernieuwend onderwijsaanbod aan de hand van maatschappelijke vraagstukken. Onze faculteit is groot genoeg om nationaal en internationaal het verschil te maken en klein genoeg om persoonlijk onderwijs te bieden. Zo leveren we dagelijks een bijdrage aan een veilige en duurzame wereld. Impact met recht! Zie voor meer informatie Rechtsgeleerdheid.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je bent een verbinder, en bevordert dat ook bij anderen;
• Je bent procesmatig en analytisch sterk. Daardoor ben je van nature gericht op het verbeteren van werkprocessen en houdt overzicht;
• Je hebt gevoel voor cijfers en HR-kaders, en gebruikt systemen om het overzicht over de inzet van mensen (± 70 fte) en middelen te bewaren. Misschien heb je nog nooit met een meerjarenbegroting gewerkt, maar het interesseert je wel, en je weet HR en Financiën te vinden als maatje hierin;
• Je hebt affiniteit met de wetenschap, en de dynamiek die daarbij hoort. Wellicht heb je zelf ervaring als docent, dat is mooi meegenomen;
• Je hebt goede adviesvaardigheden in zowel het Nederlands (C2) als het Engels (C1);
• Je beschikt bij voorkeur over een afgeronde academische opleiding dan wel HBO(+) werk- en denkniveau.

We nodigen je van harte uit te reageren als je een promotietraject hebt afgelegd en bestuurlijke ambities hebt.

Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op.

Op deze functie is het UFO-profiel Coördinator Bedrijfsvoering 2 van toepassing. Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €4925 - €6682,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 11);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: Sollicitatieprocedure en arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Solliciteren of meer weten?

Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. Heb je al eens iets geschreven? Dan vinden we het leuk om je schrijfstijl te leren kennen. Je hebt de mogelijkheid extra documenten te uploaden in het sollicitatiesysteem. Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Prof. dr. Vanessa Mak, Wetenschappelijk Directeur, Instituut Privaatrecht, v.mak@law.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 8 november 2026. Je ontvangt uiterlijk twee weken na de sluitingsdatum van de vacature een reactie op je sollicitatie. Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: Sollicitatieprocedure en arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Voor de functie van secretaris instituutsbestuur wordt een goede actieve en passieve kennis van het Nederlands en het Engels verwacht.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.