Wissenschaftliche:r Koordinator:in (w/m/d)

Wissenschaftliche:r Koordinator:in (w/m/d)

Das Institute for Advanced Simulation - Materials Data Science and Informatics (IAS-9) entwickelt innovative Methoden des Machine Learning und der Künstlichen Intelligenz für Fragestellungen in den Natur- und Ingenieurwissenschaften. Wir verbinden datengetriebene Ansätze mit fundiertem Domänenwissen, um wissenschaftliche Erkenntnisse zu beschleunigen und neue Lösungswege zu erschließen.

Unser interdisziplinäres Team vereint Wissenschaftler aus den Ingenieurwissenschaften, Machine Learning, Data Science, Softwareentwicklung und verschiedenen Anwendungsdisziplinen. Gemeinsam entwickeln wir Methoden des Scientific Machine Learning und setzen sie in Forschungsprojekten ein – etwa zur Beschleunigung komplexer Simulationen durch Surrogatmodelle, zur Auswertung umfangreicher Bild- und Forschungsdaten sowie zur Entwicklung übertragbarer KI-Methoden. Sie unterstützen die strategische und organisatorische Weiterentwicklung dieses dynamischen Forschungsumfelds und gestalten die Schnittstellen zwischen Wissenschaft, Administration und externen Partnern aktiv mit.

Ihre Aufgaben im Team

• Zentrale Schnittstelle zwischen Institutsbereichsleitung, Forschenden, Studierenden, Verwaltung, Projektpartnern, Projektträgern und Förderorganisationen
• Koordination und Begleitung nationaler und internationaler Forschungsprojekte und -anträge
• Konzeption, Organisation und Begleitung von wissenschaftlichen Sitzungen, Workshops, Konferenzen und weiteren Veranstaltungsformaten
• Unterstützung der Institutsbereichsleitung in wissenschaftlichen, administrativen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Konzepten und Präsentationen
• Vertretung des Institutsbereichs und ausgewählte Forschungsprojekte auf Konferenzen, Messen sowie in wissenschaftlichen Gremien und Projektsitzungen
• Koordination der universitären Lehraktivitäten des Institutsbereichs und Abstimmung mit den beteiligten Hochschulen, Lehrenden und Studierenden ab
• Gestaltung der internen und externe Kommunikation des Institutsbereichs, unter anderem durch die Erstellung und redaktionelle Aufbereitung von Texten, Präsentationen, Berichten und der Institutswebseite
• Optimierung bestehender wissenschaftlicher und organisatorischer Zusammenarbeit, Prozesse und Strukturen
• Unterstützung der Institutsbereichsleitung bei der Weiterentwicklung einer offenen, wertschätzenden und kooperativen Institutskultur sowie bei der Gestaltung entsprechender Maßnahmen und Formate

Das bringen Sie mit

• Wissenschaftlichen Hochschulabschluss (Master oder gleichwertig) in einem naturwissenschaftlichen, ingenieurwissenschaftlichen oder verwandten Fachgebiet sowie eine Promotion oder eine vergleichbare, durch mehrjährige wissenschaftliche Tätigkeit erworbene Qualifikation
• Einschlägige Erfahrung im Management und in der Koordination von Forschungsprojekten, vorzugsweise in einem interdisziplinären oder internationalen Umfeld
• Erfahrung mit der Einwerbung von Drittmitteln und der Erstellung und Koordination von Förderanträgen
• Erfahrung in der Konzeption und Organisation wissenschaftlicher Sitzungen, Workshops und anderer Veranstaltungen
• Sie sind in der Lage, komplexe wissenschaftliche und administrative Informationen strukturiert zu analysieren, adressatengerecht aufzubereiten und in belastbare Entscheidungsgrundlagen zu überführen
• Sehr gute Englischkenntnisse, sowohl mündlich als auch schriftlich (mindestens B2-Niveau nach dem GeR), idealerweise nachgewiesen durch ein Zertifikat. Zudem runden Ihre guten Deutschkenntnisse Ihr Profil ab.
• Sie haben internationale Präsentations- und Moderationserfahrung, auch gegenüber größeren Gruppen, externen Partnern und Entscheidungsträgern
• Sie arbeiten zuverlässig, eigenständig und strukturiert und zeichnen sich durch eine konzeptionelle, lösungsorientierte und vorausschauende Arbeitsweise aus
• Sie können eine Vielzahl paralleler Aufgaben sicher koordinieren, sinnvoll priorisieren und termingerecht bearbeiten und behalten auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick
• Sie besitzen ausgeprägte Team- und Kooperationsfähigkeit sowie diplomatisches Geschick und treten offen, verbindlich und zugleich durchsetzungsfähig auf
• Unterstützung der Institutsbereichsleitung bei der Weiterentwicklung der Institutskultur sowie bei der Gestaltung entsprechender Maßnahmen und Formate

Darüber hinaus von Vorteil

• Erfahrung in der Hochschullehre beziehungsweise in der Koordination von Lehrveranstaltungen
• Erfahrung in der Wissenschaftskommunikation, Öffentlichkeitsarbeit oder der redaktionellen Betreuung digitaler Informationsangebote
• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations-, Projektmanagement- und Präsentationswerkzeugen
• Interesse an Machine Learning, Künstlicher Intelligenz und datengetriebener Forschung

Freuen Sie sich auf folgende Benefits

• Sinnstiftende Aufgaben: Die Position bietet verantwortungsvolle Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik
• Ein kreatives Arbeitsumfeld in einer führenden Forschungseinrichtung, gelegen auf einem attraktiven Forschungscampus im TZA Aachen und im Forschungszentrum Jülich
• Work-Life-Balance: Optimale Bedingungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienfreundliche Unternehmenspolitik. Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vorort-)Terminen gegeben
• Urlaub: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) plus freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeitmodelle inklusivevollzeitnaher Optionenermöglichen eine individuelle Gestaltung Ihrer Arbeitszeit
• Wissen & Weiterbildung: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
• Erfolgreicher Einstieg: Uns ist es wichtig, dass Sie schnell im Team ankommen und strukturiert in Ihre Aufgaben eingearbeitet werden. Zudem begleiten wir Sie von Beginn an und erleichtern Ihnen den Start durch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide
• Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 13 TVöD-Bund. Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort auf Seite 74 des PDF-Downloads
• Zusätzliche Benefits: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine zusätzliche tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende in Höhe von 75% sowie vermögenswirksame Leistungen
• Perspektive: Nach einer 2-jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen
• Unterstützung für Internationale: Unser International Advisory Service erleichtert internationalen Mitarbeitenden den Einstieg

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr:

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

Über die folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit: sowie zur gezielten Förderung von Frauen:

Dienstort: Aachen und Jülich Beginn: Zum nächstmöglichen Termin Umfang: 39 Stunden / Woche Gehalt: EG 13 TVöD-Bund Bewerbungsfrist: Die Stelle wird bis zur erfolgreichen Besetzung veröffentlicht.

Kennziffer: 2026T-0761

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