University Medical Center Freiburg 
Freiburg, Germany Language notice
This opportunity appears to be published in German. Because the offer is written in a local language, please check the official posting carefully to understand whether German proficiency is expected for this position.
Offer Summary
The University Medical Center Freiburg is hiring a Promotion Administrator (m/f/d) to manage the administrative processes of PhD programmes. The role involves digital case management, advising applicants and supervisors (including in English), supporting committee meetings, data maintenance, website updates, and quality‑management tasks. Candidates should have a relevant administrative or bachelor’s degree, strong MS‑Office and cloud skills, experience with document management and campus systems, and a good communication style in German and English. The position is permanent, offers a secure salary under the Baden‑Württemberg TV‑L contract, flexible hours, home‑office options, and opportunities for professional development. Apply online by 15 Sep 2026.
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Project Description
Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht für den Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sachbearbeiter*in Promotionen (m/w/d) Sie können sich vorstellen, zukünftig eine der zentralen Ansprechpersonen für sämtliche administrativen Prozesse der Promotionsverfahren der Medizinischen Fakultät zu sein? Sie haben Freude daran, inhaltlich und verfahrensrechtlich komplexe Aufgabenstellungen präzise, strukturiert, eigenverantwortlich und serviceorientiert im Team zu bearbeiten? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung! Unser Angebot: Perspektive: spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot Verlässlichkeit: hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg Wertschätzung: modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten und Homeoffice, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, ergänzende Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes, Jobticket Ein Einblick in Ihre Aufgaben: Umsetzung der weitgehend digitalisierten administrativen Prozesse in den Promotionsverfahren mit verfahrenskonformer und rechtssicherer elektronischer Aktenführung kompetente und serviceorientierte Beratung und Unterstützung der Antragstellenden und Betreuenden, z. T. auch in Englisch kontinuierliche Unterstützung der Vorsitzenden und Mitglieder der Promotionsausschüsse administrative Vor-/Nachbereitung und Begleitung der Sitzungen der Promotionsausschüsse Datenpflege sowie Auslesen/Erstellen von Statistiken Pflege und Weiterentwicklung der Homepage Aktualisierung und Weiterentwicklung der Qualitätsmanagement-Prozesse Mitarbeit in Digitalisierungsprojekten Sie bringen mit: eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z.B. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium, z.B. im Bereich Public Administration/Management einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Cloud-Systemen sowie idealerweise Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem/elektronischer Aktenführung und einem Campus-Management-System idealerweise Erfahrung in Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO einen guten und situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift (auch in englischer Sprache) hohe Digitalisierungsorientierung Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zu TV-L E 9a möglich. Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) über unser Online-Bewerbungsportal bis zum 15.09.2026. Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten Bettina Abels - Fachbereichsleitung Breisacher Str. 153, 79110 Freiburg Fragen? Dann kontaktieren Sie uns bitte unter: 0761/270-77460 dekanat@uniklinik-freiburg.de Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.
